Bra avdelningsmöten

Utveckla en mötespolicy en viktig grund för effektiva möten är de allmänna spelreglerna. Mötespolicyn ska innehålla svar på frågor som: Vad vill vi uppnå genom våra möten? Hur länge ska de vara? Vilka uppföranderegler har vi till exempel när det gäller att komma i tid och svara i telefon? Sist men inte minst, kommunicera policyn och påminna varandra om spelreglerna du gick med på.

Formulera ett mål och sätt en agenda som inte uppfyller, förutom ett tydligt mål. Handlar mötet om beslutsfattande, diskussion, informationsutbyte eller brainstorming? Gör en agenda och ange en tidsram för varje punkt som ska beaktas. Se till att de viktigaste frågorna är högst upp på agendan, eftersom det vanligtvis är de som får mest uppmärksamhet.

Tänk också på ditt ansvar som deltagare i mötet; om du kallas en deltagare för ett möte utan ett tydligt syfte, be honom att presentera dig och andra deltagare. E-post istället? Innan du skickar ditt samtal, tänk på vad som är på knäna dessutom om mötet är bra avdelningsmöten nödvändigt mot bakgrund av det avsedda syftet. Är det möjligt att ersätta ett rent informationsmöte via e-post?

Fråga även om det ska vara ett fysiskt möte eller om det räcker med ett digitalt. Läsa råd: Så du kommer att lyckas i ett avlägset möte. Förbered mötesförberedelserna och O och O, det gäller i högsta grad för möten. Skicka dagordningen, inklusive mål och mål till deltagarna i förväg. Var tydlig med hur deltagarna kan förbereda sig och vad de ska bidra med. Skicka relevanta dokument och bakgrundsmaterial med god marginal före mötet.

På så sätt ser du till att alla har samma startposition när mötet börjar, och du behöver inte slösa tid på att gå igenom detaljerna. Tack vare entimm-normen har vi ofta en ren mötestid inom en timme, men vad säger det att du inte kan komma ikapp med vad du ska på 45 minuter? Eller till och med 30 minuter? Försök att förkorta tiden och utvärdera resultatet efteråt.

Förhoppningsvis kommer du att upptäcka att du prioriterar bättre och blir effektivare bara om du ställer in hur lång tid ett möte kan bra avdelningsmöten från början. Bjud inte in alla som inte bjuder in alla till ett möte i en stressig sak, men tänk på vem som verkligen behöver delta. Mötets syfte och mål bör alltid beslutas. Kanske behöver alla inte delta i alla element?

Med rätt personer på webbplatsen blir du först effektivare. Digitalisera möteshantering det finns många digitala lösningar som gör det enkelt att skapa möteslistor och dela dem med andra som OneNote, Trello och Evernote. Med samma verktyg kan du också göra agendan tillgänglig och låta dina kollegor slutföra sina poäng. Du kan också spara tid och få en bättre struktur genom att integrera bra avdelningsmöten med din att göra-lista.

I OneNote kan du till exempel markera de ord som du vill konvertera till en aktivitet och aktiviteten visas med en flagga i vyn. Ärendehantering i Flex HRM är ett annat intelligent verktyg som hjälper dig att se till att viktig information inte kommer mellan stolarna. Här kan chefer och HR-avdelningen skapa uppgifter för olika arbetsuppgifter och tilldela dem till rätt personer.

Anställda får sedan en påminnelse som ett e-postmeddelande eller som en push-anteckning på bra avdelningsmöten när tidsfristen närmar sig. Tydliga roller gör det klart från början vem som är ledare för mötet, det vill säga ansvarig för att föra konversationen, se till att du håller dig till dagordningen och sprider ordet. Vi kommer också att överväga lämpligt sätt att dokumentera mötet och vem som ansvarar för det.

Stäng av alla distraktioner! Vi vet alla hur mobiltelefoner och annan teknik tenderar att tysta vår uppmärksamhet. Därför bör du helst lämna din mobiltelefon utanför konferensrummet. Om detta inte är möjligt, använd St Xnxr-NOT-funktionen, som endast tillåter några få nummer som standard. Om du behöver slå på datorn, till exempel för att dokumentera, se till att stänga av alla e-postvarningar och andra aviseringar.

Kanske behöver alla inte delta i alla element? Med rätt personer på webbplatsen blir du först effektivare. Med samma verktyg kan du också göra agendan tillgänglig och låta dina kollegor slutföra sina poäng. Du kan också spara tid och få en bättre struktur genom att integrera mötesprotokollet med din att göra-lista. I OneNote kan du till exempel markera de ord som du vill konvertera till en aktivitet och aktiviteten visas med en flagga i vyn.

Vi kommer också att överväga lämpligt sätt att dokumentera mötet och vem som ansvarar för det. Vi vet alla hur mobiltelefoner och annan teknik tenderar att tysta vår uppmärksamhet. Därför bör du helst lämna din mobiltelefon utanför konferensrummet. Om detta inte är möjligt, använd St Xnxr-NOT-funktionen, som endast tillåter några få nummer som standard.

Om du behöver slå på datorn, till exempel för att dokumentera, se till att stänga av alla e-postmeddelanden och andra notifications.As mötesledaren, då är ditt jobb att påminna gruppen om att du glider bort från ämnet. Bra avdelningsmöten att fortfarande kunna fånga upp ideer som är vettiga att gå vidare vid en annan tidpunkt är rådet att skapa en så kallad parkeringsplats. Använd till exempel ett rullningsblock eller en tavla och bra avdelningsmöten ner alla ideer där.

Gå sedan igenom alla punkter i slutet av mötet. Fastnar du ofta i detaljerna? Regelbundna pauser och bensträckor är vanligtvis bra sätt att fylla på energi. Det handlar om att respektera alla som är värdefulla. Dök inte alla upp på utsatt tid? Fortfarande börja! Således blir det klart för alla att ankomst i tid är en princip som du inte slår. Var noga med att dokumentera beslut och åtgärder.